Senaatin vuosi 2016 | Yhteiskuntavastuuraportti

Kumppanit

Senaatti-kiinteistöjen toiminta palvelutuotannossa perustuu kumppanuuteen ja verkostoitumiseen palvelutoimittajien kanssa. Verkoston johtamisen yksi keskeinen työkalu ovat puitesopimukset, jotka keventävät ja tehostavat Senaatti-kiinteistöjen käytännön hankintoja ja joilla Senaatti-kiinteistöt varmistaa palvelun saatavuuden ja laadun.

Keskeiset tekemiset vuonna 2016

  • Kilpailutettiin puitesopimuksia uusilla osa-alueilla, joita olivat mm. työympäristöpalvelut, luontoselvitykset ja rakennushankkeiden turva-auditoitavat suunnittelijat. 
  • Talousrikollisuuden torjunnan ja muiden tilaajavastuuasioiden ehdot on sisällytetty investointeihin, ylläpitoon ja toimitilapalveluihin liittyviin palveluhankintojen malliasiakirjoihin.  
  • Investointien työturvallisuusohje uusittiin. 
  • Kehitettiin tietoturvallisuusasioiden hallintaa toimittajayhteistyössä sopimalla hankintasopimuksen yhteydessä toimittajan vastuista, velvoitteista ja menettelyistä tietoturvallisuuteen liittyen. 
  • Turvallisuussopimusten mukaista toimintaa seurattiin mm. työmaille tehtävin tarkastuksin (5 tietoturvallisuuteen liittyvää tarkastusta talousrikollisuuden tarkastusten yhteydessä). 
  • Otettiin käyttöön toimittajien sähköinen koulutusympäristö.

 

Tiivistä yhteistyötä kumppaneiden kanssa

Toimittajayhteistyön tavoitteena on laadukas, tehokas ja kaikkia osapuolia hyödyttävä yhteistyösuhde.

Pitkät puitesopimukset edistävät toimittajien ja Senaatti-kiinteistöjen oman toiminnan kehittymistä ja toimittajilla on mahdollisuus viedä Senaatti-kiinteistöjen turvallisuus- yms. ohjeistukset osaksi oman organisaationsa toimintaa.

Kumppanit koulutetaan sopimuskauden alussa hyödyntämään Senaatti-kiinteistöjen toimintamalleja ja järjestelmiä. Lisäksi vuosittain pidetään tarvittaessa kehityskokouksia toiminnan edelleen kehittämiseksi.

Toimittajat kokevat Senaatin houkuttelevaksi kumppaniksi

Senaatti-kiinteistöt selvitti toimittajatyytyväisyyskyselyn avulla kumppaneiden mielipiteitä ja kokemuksia yhteistyöstä Senaatin kanssa. Kysely järjestettiin ensimmäistä kertaa tässä muodossa ja se lähetettiin 127 toimittajan yhteyshenkilöille. Vastausprosentti oli noin 40.

Senaatti-kiinteistöt koetaan toimittajien parissa houkuttelevaksi kumppaniksi.

 

Kyselyssä toimittajille esitettiin 23 väittämää, joita vastaajan tuli arvioida välillä täysin eri mieltä–täysin samaa mieltä asteikolla 1–5. Tämän lisäksi vastaajille annettiin mahdollisuus myös vapaan palautteen antamiseen.

Kysely jakautui kolmeen eri osa-alueeseen:

  Arvosana (ka)
toimittajaksi tuleminen 4,2
yhteistyö sopimuskaudella 4,1
yhteistyön kehittäminen 4

Tarkasteltaessa Senaatin kokonaistuloksia yhteistyöhön oltiin joka osa-alueella tyytyväisiä.

Toimittajaksi tuleminen koettiin vastaajien mukaan helpoksi (4,2). Senaatti koetaan asiakasmarkkinoilla houkuttelevaksi kumppaniksi (4,8) ja kilpailuttamisten läpivienti sujuvaksi (4,2). Parannuskohteita voidaan havaita hankintojen ehtojen riskien ja kustannusten jakautumisessa (3,9) sekä tulevien hankintojen etukäteisviestinnässä (3,9).

Sopimusaikainen yhteistyö koettiin kokonaisuudessaan sujuvaksi (4,1). Sopimuksen mukaiset maksuvelvoitteet hoidetaan ajallaan ja oikean suuruisina (4,8) ja yhteyshenkilöt ovat hyvin tiedossa ja tavoitettavissa (4,4). Kehitettävää voidaan löytää yhteisiin tavoitteisiin kannustavammissa sopimusmekanismeissa (3,6) ja yhteistyön hyötyjen ja riskien oikeudenmukaisemmassa jakautumisessa (3.7).

Yhteistyötä myös kehitetään hyvin (4). Yhteistyötä voidaan usein kuvata molempia hyödyttäväksi kumppanuudeksi (4,3) ja vuorovaikutus Senaatin kanssa on avointa ja laadukasta (4,3). Yhteisyön kehityskohteita löydetään rakentavan ja kehitykseen johtavan palautteen antamisessa (3,7) ja Senaatin toimittajaviestinnän yhtenäistämisessä ja ristiriidattomien viestien antamisessa (3,8).

Kyselystä kerättyjä vastauksia käytetään Senaatin hankintatoiminnan kehittämisessä.

Lue lisää Vastuullisista hankinnoista >