Senaatin vuosi 2016 | Yhteiskuntavastuuraportti


Asiakkaat

Senaatti-kiinteistöillä on laaja asiakaskunta, jonka kanssa se toimii tiiviissä ja aktiivisessa yhteistyössä työympäristöihin, uusiin työnteon tapoihin ja toimitiloihin liittyvissä kysymyksissä.

Keskeistä vuonna 2016

  • Vuonna 2016 käynnistyi Senaatin asiakaskokemusohjelma, jonka alkuvaihe keskittyi tavoitteiden määrittelyyn, asiakaslupauksen kirkastamisen sekä ulkoiseen ja sisäiseen tutkimustyöhön. Ohjelman toimeenpano aloitetaan vuonna 2017.
  • Markkinoinnin ja viestinnän vaikuttavuutta ja tehokkuutta parannettiin integroimalla se tukemaan entistä tiiviimmin ratkaisu- ja kiinteistömyynnin prosesseja.
  • Aloitettiin Senaatin sidosryhmäviestinnän digitalisointiohjelma, jonka myötä kaikki sidosryhmäviestintä siirtyy verkkoon ja digitaaliseen muotoon.
  • Jatkettiin Senaatti-areena -tilaisuuksien järjestämistä. Valtionhallinnolle suunnatut tilaisuudet sekä niitä tukeva verkkosivusto www.senaatti-areena.fi toimivat uusien työnteon tapojen ja työympäristöjen keskustelu- ja kohtaamisfoorumina ja tukevat siten osaltaan valtion toimitilastrategian toimeenpanoa.

Katse kohti erityistilojen maailmaa

Työ säästöjen aikaansaamiseksi valtion toimitilakustannuksissa jatkui kertomusvuonna tiiviinä, mutta 2017 tulemme siirtämään huomiotamme entistä vahvemmin erityistiloja käyttävien asiakkaiden tarpeisiin vastaamiseen. Muutos näkyy vahvasti käytännön asiakastyössä ja sidosryhmäviestinnässä.

Digitalisaatio vaikuttaa vahvasti asiakkaidemme työnteon tapoihin ja työympäristöihin kohdistuviin odotuksiin. Tavoitteenamme on parantaa ymmärrystämme asiakkaidemme digitalisaation myötä kohtaamista muutoksista sekä toisaalta nostaa omia valmiuksiamme vastata uudenlaisiin työympäristöpalveluita koskeviin tarpeisiin. Tulemme kiteyttämään tämän työn tulokset digivisioksi, joka ohjaa vahvasti seuraavan strategiamme laatimista.

Valtion toimitilastrategian toimeenpanoa jatketaan yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Toimeenpanosuunnitelmien avulla asiakkaat pystyvät luomaan pidemmän aikavälin suunnitelman tilojen optimaalisesta käytöstä. Samalla syntyy valtion yhteinen näkemys tulevaisuuden tilatarpeesta ja mahdollistetaan säästöjen aikaansaaminen.

Senaatti toimii aktiivisessa roolissa Työ 2.0 -ohjelmassa, jonka tavoitteena on uudistaa valtionhallinnon työn tekemisen tapoja. Taustalla on halu yhdessä valtionhallinnon organisaatioiden kanssa parantaa organisaatioiden suorituskykyä tukemalla toimijoita mm. uusiin digitaalisiin työvälineisiin, johtamiskäytäntöihin sekä mobiiliin ja monipaikkaiseen työskentelyyn siirtymisessä.

Senaatti-kiinteistöjen asiakastyytyväisyyskyselyssä 65 % vastaajista oli erittäin tai melko tyytyväisiä Senaatti-kiinteistöihin

 

Asiakkaiden tyytyväisyys on hyvällä tasolla

Senaatti-kiinteistöt seuraa asiakkaidensa tyytyväisyyttä toimitiloihin ja yhteistyöhön Senaatti-kiinteistöjen kanssa säännöllisesti muun muassa vuosittain tehtävällä asiakastyytyväisyystutkimuksella. Käyttäjätyytyväisyystutkimus antaa puolestaan arvokasta tietoa tilojen käyttäjiltä.

Asiakastyytyväisyystutkimuksen mukaan

  • Kokonaistyytyväsyys Senaatti-kiinteistöihin on säilynyt hyvällä tasolla.Vastaajista 65 % on melko tai erittäin tyytyväisiä Senaatti-kiinteistöihin (ka 3,6).
    Melko tai erittäin tyytymättömien vastaajien osuus oli 7 % (ed. vuonna 7 %).
  • Kokonaistyytyväisyys on hyvällä tasolla myös alueittain ja toimialoittain tarkasteltuna. Erot eri alueiden ja toimialojen välisissä tuloksissa jäävät varsin pieniksi. Asiakkuuskohtaisesti eroja löytyy enemmän.
  • KTI:n vertailuaineistossa tyytyväisten vastaajien osuus oli 72 % ja tyytymättömien osuus 6 %, kun kysyttiin toimitilavuokralaisten tyytyväisyyttä vuokranantajaansa. (ka 3,8)

Kokonaistyytyväisyys Senaatti-kiinteistöihin, 2016

201420152016
Melko ja erittäin tyytyväinen63%66%65%

Palvelut vahvuutena – tilojen muunneltavuus saa kritiikkiä

Tulokset ovat pääosin hyvää tasoa: tutkituista 28 kohdasta 20 arvioitiin hyvälle tai erinomaiselle tasolle. Vahvuuksina ovat

  • kiinteistöjen sijainti
  • yhteyshenkilöiden tavoitettavuus
  • vartiointi- ja muut turvallisuuspalvelut sekä
  • senaattilaisten ammattitaito ja asiantuntemus.

Vuokrasuhteeseen sisältyvät palvelut ovat edelleenkin Senaatti-kiinteistöjen vahvuus verrattaessa tuloksia alan muihin toimijoihin.

Kriittisimmin vastaajat arvioivat tilakokonaisuuksien muunneltavuutta, sisäilman laatua ja tilan hinta-laatusuhdetta, mikä ei sinällään poikkea muiden vuokranantajien saamista palautteista. Senaatti-kiinteistöjen vastaajista 43 % arvioi tilatarpeidensa vähenevän lähiaikoina.

Ympäristöasiat ovat asiakkaille tärkeitä

Kyselyn mukaan asiakkaat pitävät tärkeänä toimitilojen energiatehokkuutta, ympäristökuormituksen vähentämistä ja vuokranantajan tukea tilojen ympäristöystävälliseen käyttöön ja ohjeistukseen.

Senaatin visio etenee valtionhallinnossa

Vastaajista 64 % näkee, että Suomen valtio on uusien työnteon tapojen ja työympäristöjen edelläkävijä. Näkemykset ovat kehittyneet positiivisesti viime vuoteen nähden kaikilla toimialoilla ja kaikilla alueilla. Uusien työympäristöjen kehittäminen ja valtionhallinnon asiakastarpeiden huomioon ottaminen sai kiitosta vastaajien avoimissa kommenteissa.

Valtion toimitilastrategian mukaisesti valtionhallinnon toimistotiloja uudistetaan monitilaympäristöiksi, jossa työpiste valitaan kulloisenkin työtehtävän mukaan. Tällä hetkellä noin 25 % valtion toimistotyöntekijöistä toimii monitilaympäristössä. Vastaajista 61 % arvioi, että monitilaympäristöön siirtyminen on parantanut organisaation suorituskykyä selkeästi tai jonkin verran. Perusteluina mainittiin mm. parantunut tiedonkulku, ihmisten välinen vuorovaikutus ja yhteistyö, työntekijöiltä saatu positiivinen palaute sekä taloudelliset säästöt.

Suositteluhalukkuuteen vaikuttaa vaihtoehtojen puute

Asiakkaiden suositteluhalukkuus on alhaisempi kuin toimialalla keskimäärin. Aktiiviset suosittelijat arvostavat mm. Senaatti-kiinteistöjen luotettavuutta, yhteistyötä, vuorovaikutusta, asiakkaiden ymmärtämistä sekä senaattilaisten asiantuntemusta ja osaamista. Suositteluhalukkuutta vähentää vastaajien mukaan mm. todellisten vaihtoehtojen puute ja vuokrataso.

Senaatti-kiinteistöjen vuotuinen asiakastyytyväisyystutkimuksen vastausprosentti oli 68 %

 

Senaatti-kiinteistöjen vuotuinen asiakastyytyväisyystutkimus toteutettiin puhelinhaastatteluin ulkopuolisen tutkimuslaitoksen toimesta syksyllä 2016. Asiakaspalautetta Senaatti-kiinteistöjen toiminnasta, tiloista ja palveluista saatiin yhteensä 402 asiakkaalta. Kyselyn vastausprosentti oli 68 %. Marras-joulukuussa toteutettiin vielä erillinen monitilaympäristöihin liittyvä kysely, johon saatiin 41 vastausta. Kysely toteutettiin netti- ja puhelinkyselyn yhdistelmänä.

Käyttäjien mukaan tilat soveltuvat työntekoon hyvin

Senaatin käyttäjätyytyväisyystutkimukseen 2016/2017 vastasi 8 426 tilankäyttäjää. Vastaajamäärä nousi hieman viime vuodesta. Tulokset kääntyivät lievään laskuun. Kokonaisuudessaan tyytyväisiä käyttäjiä on 71 % vastaajista kun edellisvuonna heitä oli 74 %. Merkittäviä muutoksia ei koko Senaatti-kiinteistöjen tasolla tapahtunut. Kolme neljästä kokee, että tilat soveltuvat työntekoon hyvin. Työympäristöstä kehitettävää löydetään lähinnä äänimaailmasta. Noin joka kolmas kertoo, ettei tiloja ole riittävästi keskittymistä vaativia työtehtäviä tai puheluita varten.

Senaatin käyttäjätyytyväisyystutkimukseen vastasi 8 426 tilankäyttäjää

 

Tyytyväisimpiä käyttäjät ovat kiinteistöjen sijaintiin ja myös kiinteistöjen palvelut pelaavat. Kiinteistönhoidon päivittäistyöt hoituvat erinomaisella asenteella, mutta vikailmoitusten hoitamisessa on vielä hieman hiottavaa.

Sisäilma pysyy kehityskohteena. Tilojen lämpötila, vedottomuus ja raikkaus arvioidaan tyydyttävälle tasolle.