Senaatin vuosi 2016 | Yhteiskuntavastuuraportti

Aktiivista asiakasyhteistyötä ja sidosryhmävuorovaikutusta

Senaatti-kiinteistöt toimii tiiviissä yhteistyössä laajan sidosryhmäverkostonsa kanssa. Tavoitteena on aktiivinen vuoropuhelu ja ajankohtainen viestintä. Senaatti-kiinteistöt kuuntelee ja kartoittaa sidosryhmiensä mielipiteitä ja näkemyksiä toimintaansa ja yhteiskuntavastuuta kehittäessään.

Sidosryhmät

Senaatti-kiinteistöjen johto on tunnistanut keskeiset Senaatti-kiinteistöjen toimintaan vaikuttavat sidosryhmät, joiden kanssa Senaatti-kiinteistöt toimii ja joilla on vaikutus Senaatti-kiinteistöjen toimintaan.

Senaatti-kiinteistöt käy aktiivista vuoropuhelua sidosryhmiensä kanssa.  Senaatti-kiinteistöillä on asiakasfoorumi, jossa ovat edustettuina keskeisten asiakkaidemme edustajat. Tavoitteena on luoda suora keskusteluyhteys asiakkaiden avainhenkilöiden sekä Senaatti-kiinteistöjen johdon välille ja edesauttaa kollegojen verkottumista. Säännnöllisesti järjestettävissä tapaamisissa käsitellään ajankohtaisia teemoja asiantuntijoiden esitteleminä, tutustutaan kiinnostaviin toimitilaratkaisuihin ja keskustellaan keinoista, joilla Senaatti-kiinteistöt voi parantaa palveluaan entisestään. 

Monipuolisia vuorovaikutuksen muotoja asiakkaille ja kiinteistöalan päättäjille

Uutena on asiakkaillemme suunnattu SenaattiAreena -asiantuntijafoorumi, jossa kehitetään tulevaisuuden työympäristöjä ja työnteon tapoja. Järjestämme tilaisuuksia, joissa päättäjät ja asiantuntijat tapaavat toisiaan tuoreen tiedon, oivaltavien esimerkkien ja avoimen keskustelun äärellä. Tapahtumia voi seurata suorana lähetyksenä tai tallenteina www.senaattiareena.fi -sivustolla.

Kiinteistöalan päätöksentekijille Senaatti-kiinteistöt järjesti kertomusvuonna järjestyksessään toisen Senaatin Tori -tapahtuman, joka tarjoaa hyvän tilaisuuden vuoropuheluun kiinteistömarkkinan kanssa ja uusien myyntikohteiden ja Senaatin toimintapojen esittelyyn. Kiinteistöalan päätöksentekijöille suunnattu tilaisuuden tavoitteena on avata keskustelua, jonka pohjalta Senaatti-kiinteistöt haluaa kehittää toimintaansa kiinteistömarkkinan tarpeita entistä paremmin palvelevaksi.


Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmät

Sidosryhmä Odotukset Senaatti-kiinteistöjä kohtaan Vuorovaikutuksen välineet Esiin nousseet asiat, huolenilmaukset ja tulokset 2016  
Asiakkaat
• Valtion hallinnonalat ja säätiöt.
• Tilojen käyttäjät ja asiakkaat.
• Yhteensä kymmeniä tuhansia henkilöitä.
• Toimintaa tukevat, terveelliset, turvalliset ja tuottavat tilat.
• Opastaminen tilojen kestävään käyttöön sekä toimitilakustannusten tehostamiseen.
• Energia­tehokkuuden parantaminen ja ilmastokuormituksen vähentäminen.

• Asiakas-tyytyväisyyskyselyt, käyttäjätyytyväisyyskyselyt, uudis- ja korjaushankkeiden yhteydessä tehtävät kyselyt.
• Senaattila.fi-palveluportaali ja muut sähköiset palvelukanavat esim. HTH-tilatietopalvelu
• Säännölliset tapaamiset asiakkaiden kanssa.

•Sähköinen uutiskirje.
• Senaatti-Areena tapahtuma.

 

 

 

 

 

 

• Toimitilastrategian toimeenpano eteni suunnitellusti yhteistyössä asiakkaiden kanssa.
• Useita työympäristö­kehittämisen projekteja, joiden ansiosta asiakkaiden tilatehokkuus parani ja tilakustannukset alenivat.
•Aktiivinen osallistuminen TYÖ 2.0 ja Muutoksen tekijät -verkostoissa.
• Kolme Senaatti-Areena tapahtumaa: johdonpäivä, hr-päivä ja digipäivä.
•Panostettu ennakoivaan sisäolosuhdetoimintaan.
• Tilojen käyttäjä- ja asiakastyytyväisyys hyvällä tasolla.

 


Palvelujen ja materiaalien toimittajat
• Noin 3 900 palvelujen ja materiaalien toimittajaa.
• Pääsiallisesti valtakunnallisia kumppanitoimittajia on noin 80. Lisäksi on kilpailutettu eri osa-alueissa alueellisia osaajia.
• Kumppanit ovat mm. rakennuttamisessa ja projektinjohtamisessa, kiinteistökehityksessä, kiinteistöjen hoidossa, työympäristökehittämisessä, oikeuspalveluissa ja kopiointipalveluissa.
• Pitkäaikaiset toimittajasuhteet.
• Avoimuus ja tasapuolisuus.
• Kehittyminen yhteistyössä.
• Kumppanuusmallin mukainen toimittajayhteistyö: projektien ohjausryhmät, toimittajatapaamiset ja kehityskeskustelut.
• Avoimet ja selkeät kilpailuttamiskäytännöt.
• Talousrikollisuuden torjuntamenetelmät.
• Kilpailutettiin puitesopimuksia uusilla osa-alueilla, joita olivat mm. työympäristöpalvelut, luontoselvitykset ja rakennushankkeiden turva-auditoitavat suunnittelijat.
• Sopimusten-hallintajärjestelmä otettiin vuoden aikana käyttöön ostosopimusten hallintaan.
• Talousrikollisuuden torjunnan ja muiden tilaajavastuuasioiden ehdot on sisällytetty investointeihin, ylläpitoon ja toimitilapalveluihin liittyviin palveluhankintojen malliasiakirjoihin.
• Investointien työturvallisuusohje uusittiin.
• Kehitettiin tietoturvallisuusasioiden hallintaa toimittajayhteistyössä.
• Turvallisuussopimusten mukaista toimintaa seurattiin mm. työmaille tehtävin tarkastuksin.
• Otettiin käyttöön toimittajien sähköinen koulutusympäristö.
 
Viranomaiset
• Euroopan unioni, Suomen valtio ja kunnat.
• Museovirasto.
• Naapurit ja maanomistajat.
• Lainmukainen, vastuullinen toiminta, työllistäminen, verotulot.
• Valtion toimintapolitiikkojen ja suositusten toteuttaminen.
• Hyvä ympäristö, vuorovaikutteinen suunnittelu.
• Vaikuttaminen toimialajärjestöissä ja vertaisverkostoissa.
• Maankäytön oma-aloitteinen, vuorovaikutteinen suunnittelu.
• Säännöllinen ja aktiivinen yhteistyö Museoviraston kanssa.
• Toimittu aktiiivisesti EU- ja pohjoismaatasolla valtiokiinteistön omistajien verkostossa.
• Jatkettu aktiivista yhteistyötä Museoviraston kanssa. kumppanuussopimuksen mukaisesti.
• Osallistuttu maankäytön suunnitteluhankkeisiin yhteistyössä kuntien kanssa. 

 
Omistajat
• Eduskunta.
• Valtio­neuvosto.
• Valtiovarain­ministeriö.
• Omaisuuden arvon ja käytettävyyden varmistaminen.
• Ympäristö- ja sosiaalisten tavoitteiden toteuttaminen.
• Rakennetusta kulttuuriympäristöstä huolehtiminen.
• Toimiminen valtion työympäristö- ja toimitila-asiantuntijana.
• Puolivuosi-, tilinpäätös- ja yhteiskuntavastuuraportointi.
• Säännöllinen yhteydenpito ja tiedon jakaminen toiminnasta, taloudesta ja tavoitteiden saavuttamisesta.
• HTH tilatietopalvelu.
• Osallistuttu yliopistokiinteistö­yhtiöiden omistajaohjaukseen.
• Tuettu valtionhallinnon rakenteellisia muutoksia toimitilaratkaisuilla.
• Osallistuttu toimitilastrategian toimeenpanoon ja viety käytäntöön valtion uusi vuokrajärjetelmä.
 
Henkilöstö
• Yhteensä 318 työntekijää.
• Haastavat, monipuoliset tehtävät.
• Kilpailu­kykyinen palkkaus.
•Mahdollisuus vaikuttaa työtehtäviin.
• Kehittymis-
mahdollisuudet työssä.
• Työntekoa tukevat työtilat.
• Työkyvyn ennakoiva ylläpito.

• Henkilöstön työtyytyväisyystutkimukset.
• Henkilökohtaiset kehityskeskustelut esimiehen kanssa kaksi kertaa vuodessa.
• Johdon aamukahvitilaisuudet.
• Yhteiset henkilöstöpäivät kerran vuodessa.
• Intranet Senetti.
• Henkilöstölehti Senaattori.
• Henkilöstöedustus .

•Senaatti-kiinteistöjen hallituksessa. prosessien kehittämisryhmät.
•Aktiivinen Yt-neuvottelukunta sekä palkkausjärjestelmän kehittämisryhmä.
• Esimiesklinikka.

• Henkilöstön omistautuneisuus selvästi keskimääräistä korkeampi muihin yrityksiin verrattuna.

•Henkilöstö näkee organisaation tulevaisuudennäkymät valoisina ja tämä tekijä vaikuttaa positiivisesti myös työnantajakuvaan, omistautuneisuuteen sekä sitoutumiseen.
• Organisaation johtamiskulttuuri koetaan
erittäin positiivisina.
Byrokraattisuus ja päätöksenteon tehokkuus ovat kehittämisalueita.
•Suomen innostavimmat työpaikat 2017 -tunnustus.
•Työntekijälähettiläs-toiminnan aloittamisen tavoitteena aktivoida senaattilaisten verkostoitumista.
•Senaatti pitää aktiivisesti yhteyttä eläkeläisiin, mm. vuosittain järjestettävä lounastapaaminen.

 

 

 
Tiedotusvälineet
• Valtakunnallinen, alueellinen ja paikallinen lehdistö, radio ja TV.
• Avoin ja luotettava viestintä. • Vuosiraportit.
• Lehdistö­tiedotteet.
• Kotisivut.
• Tapaamiset ja tiedotustilaisuudet.

• Media-aktiviteetteja ajankohtaisista aiheista.

•Some-kanavien aktivoiminen.

•Mediatiedotteita myynneistä ja ajankohtaisista tapahtumista koottuina osoitteessa www.senaatti.fi.
•Määrällisesti ja laadullisesti mediajulkisuus oli edellisvuosien tasolla. Julkisuudesta suurin osa oli neutraalia.
•Mediassa esillä olivat erityisesti kiinteistöjen myynnit.


Kiinteistömarkkinat
• Kiinteistömarkkinat, ostajat, potentiaaliset ostajat,
kiinteistömarkkinoiden toimijat, välittäjät.
• Syrjimätön ja avoin kiinteistökauppa, jonka toteuttamiseksi Senaatti viestii myyntikohteista aktiivisesti ja avoimesti. • Tapahtumat ja seminaarit.
• Sähköiset kanavat mm. senaattimyy.fi.
• Lehti-ilmoittelu ja muu proaktiivinen viestintä myyntikohteista.
• Senaatin Tori -tapahtuma kiinteistöalan päättäjille.
• Kiinteistökehittäminen ja -myynnit olivat näkyvästi esillä mediassa.
•Kansainvälisen näkyvyyden lisääminen mm. messutapahtumat ja julkaisut.

Muut
• Toimialajärjestöt.
• Tutkimuslaitokset.
• Asiantuntija­toimikunta.
• Kansalaisjärjestöt.
• Toimialan kehittyminen ja uusien toimintamallien kehittäminen.
• Osallistuminen kehittämishankkeiden käynnistämiseen, toteuttamiseen ja rahoitukseen.
• Mm. RAKLI, Rakennustietosäätiö RTS, Kiinteistöalan Koulutuskeskus, Sisäilmayhdistys ja PALTA ry.
• KIRA-DIGIn ohjausryhmän jäsen.
• Osallistuminen alan koulutuksen suunnitteluun sekä ohjaukseen ja kouluttamiseen.
• Senaatti oli mukana Slushin oheistapahtumassa yhteistyössä kiinteistöalan toimijoiden kanssa.
• Toimistotilojen palveluistumista tutkittiin yhteishankkeessa.
• Uusien mallipohjaisten työkalujen kehittäminen jatkui kansainvälisessä EU-hankkeessa.
• Aktiivinen toimiminen kansainvälisissä vertaisverkostoissa, alan toimialajärjestöissä ja osallistuminen toimialan hankkeisiin ja ohjelmiin.
 
         
 

Jäsenyydet järjestöissä ja edunvalvontaorganisaatioissa

Järjestö
Edustus
Ainola-säätiö Hallitus kutsuttu asiantuntija
Arkkitehtuurimuseo- ja tiedotuskeskussäätiö Edustajisto jäsen
buildingSmart Finland Tilaajaryhmä jäsen
buildingSmart Finland Tate toimialaryhmä
jäsen
buildingSmart Finland Talo toimialaryhmä jäsen
buildingSmart Nordic Board
jäsen
CEN TC442 jäsen
EU BIM Task Group General Assembly jäsen
FISE Oy Pääsuunnittelijoiden pätevyyslautakunta
varajäsen
FISE Oy Rakennuttajan pätevyyslautakunta jäsen
FISE Oy Valvojien pätevyyslautakunta
varapuheenjohtaja
Huoltovarmuuskeskus/Rakennuspooli Lounais-Suomen aluetoimikunta jäsen
Huoltovarmuuskeskus/Rakennuspooli Länsi-Suomen aluetoimikunta jäsen
Kiinko Oy Rakennuttajapäivät-tapaamisfoorumin ohjelman suunnitteluryhmä jäsen
Metropolia Konservoinnin koulutusohjelman ohjausryhmä jäsen
Museovirasto Muinaisjäännösten hoidon osaamisrinki jäsen
Oulun kaupungin kaupunkikuvatyöryhmä   jäsen, SAFA:n nimeämänä
Rakennustaiteen Seura ry. Johtokunta varapuheenjohtaja
Rakennustieto Oy Hallitus jäsen
Rakennustieto Säätiö RT-kortti toimikuntia ja RYL-kirja jäsen
Rakennustieto Säätiö Hallitus puheenjohtaja
Rakennustietosäätiö Suunnittelu- ja konsultointipalveluiden hankintamenettelyt- toimikunta jäsen
Rakennustietosäätiö Rakentamisen ohjaus jäsen
Rakennustietosäätiö Kiinteistönpito jäsen
Rakli Yhdyskunta ja infra -johtoryhmä jäsen
Rakli Pohjois-Suomen aluetoimikunta jäsen
Rakli Sijoitus ja rahoitus -toimikunta jäsen
Rakli Rakennuttaminen-toimikunta jäsen
Rakli Varsinais-Suomen aluetoimikunta jäsen
Rakli Toimitilat-johtoryhmä
jäsen
Rakli Jyväskylän aluetoimikunta jäsen
Rakli Pirkanmaan aluetoimikunta jäsen
Rakli Neuvottelukunta jäsen
Rakli Hallitus jäsen
Rakli Käyttö- ja ylläpitotoimikunta jäsen
Rala Talotekniikkalautakunta jäsen
RIL Rakennuttamisen RAPS-kurssin suunnitteluryhmä jäsen
SSTL Puhtausala ry Insta-seurantaryhmä jäsen
SSTL Puhtausala ry Clean Card -tilaajafoorumi jäsen
Suomen homekoirayrittäjät ry Hallitus jäsen, tasotarkastaja
Suomen Rakennusinsinöörien liitto RIL ry Energia- ja talotekniikkaryhmä, RET puheenjohtaja, jäsen
Suomen Valotekninen Seura ry Hallitus ja työvaliokunta jäsen
Suomenlinnan hoitokunta Johtokunta jäsen, varajäsen
Sähkötieto ry Hallitus jäsen
TEM/ Sähköturvallisuuden neuvottelukunta   varajäsen; Raklin niemämänä
TTL Käyttäjälähtöiset toimivat tilat -teema-alueen seurantaryhmä puheenjohtaja
Valtion taideteostoimikunta Toimikunta puheenjohtaja
VM Valtion hankintatoimen neuvottelukunta jäsen