Senaatin vuosi 2016 | Yhteiskuntavastuuraportti

Turvallisuussopimukset ohjaavat toimittajaverkoston toimintaa

Hankinnat lukuina vuonna 2016

  • Kokonaisostot olivat noin 497 miljoonaa euroa, joka on 83 % Senaatti-kiinteistöjen liikevaihdosta
  • Suurimmat hankinnat liittyvät investointeihin, joita tehtiin yhteensä noin 256 miljoonan euron arvosta.
  • Toimittajia oli yhteensä noin 3 900 (4 000), joista kertatoimittajia oli noin 1 300 (1 300).
  • Verkkolaskuina vastaanotetaan tällä hetkellä noin 90 % kaikista laskuista.

Keskeiset tekemiset vuonna 2016

  • Käynnistettiin Senaatin hankintatoimen laajamittainen kehitysprojekti ja osallistuttiin myös valtion hankintatoimen kehittämisohjelmiin.
  • Tehtiin ensimmäinen ympäristöasioihin kohdistunut tarkastus talousrikollisuuden torjuntaan liittyvien tarkastusten yhteydessä.
  • Panostettiin turvallisuuteen liittyviin näkökohtiin, koska ne ovat nousseet hankinnoissa merkittävään rooliin. Toimintakauden aikana määritettiin mm. hankintoihin käytettäväksi tietojärjestelmien tietoturvavaatimukset, luotiin yhtenäinen menettely henkilöiden hyväksyttämisen hallinnollisen työn hoitamiseen ja otettiin käyttöön palveluntoimittajien sähköinen turvallisuus- ja tietoturvakoulutus.
  • Hankintojen turvallisuussopimusmallin päivitystyö käynnistettiin vuonna 2016.

Hankintatoimen riskienhallinta on osa jatkuvaa toimintaa. Vuosittain arvioidaan keskeisimmät hankintojen riskit, joille tehdään toimenpidesuunnitelma niiden ennaltaehkäisemiksi. Vuoden 2016 aikana mitään merkittäviä tunnistettuja riskejä ei ole toteutunut. Vuoden 2017 keskeisimmät hankintatoimen riskit liittyvät talousrikollisuuteen ja siten Senaatin maineeseen, rakennusalan noususuhdanteeseen ja rakentamiskustannusten kasvuun sekä uusien hankintatoimen toimintamallien ja tietojärjestelmien jalkauttamiseen.

Vuoden 2017 keskeisimmät hankintatoimen riskit liittyvät talousrikollisuuteen ja siten Senaatin maineeseen.

 

Hankintatoimen kokonaisvaltainen kehittäminen aloitettiin

Projektin tavoitteena vuosille 2016–2017 on:

  • Määrittää ja uudistaa hankintatoimen ohjekokonaisuus siten, että hankintojen toteuttajilla on käytössään selkeät, yksinkertaiset, tiiviit ja helposti saatavilla olevat ohjeet. Ohjeet päivitetään vastaamaan muuttuvaa hankintalakia ja hankintojen ohjaus- ja organisointimallia.
  • Keskittää tarjouskilpailujen kaupallinen toteuttaminen kilpailuttamisen asiantuntijoille. Tämä säästää aikaa, parantaa hankintojen laatua ja kustannustehokkuutta, mahdollistaa hankintamenettelyjen monipuolisemman hyödyntämisen sekä pienentää kaupallisjuridisia riskejä.
  • Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta, jonka avulla parannetaan Senaatin hankintojen kokonaiskoordinaatiota ja tiedonkulkua sekä hyödynnetään hankintoja yhdistämällä volyymiedut ja vältetään päällekkäistä työtä.
  • Kehittää edelleen toimittajahallinnan menetelmiä potentiaalisten toimittajien, tuotteiden ja palveluiden löytämiseksi, toimittajan kyvykkyyden arvioimiseksi sekä yhteistyön kehittämiseksi.
  • Hankintojen suunnittelun, toimittajahallinnan sekä hankintojen seurattavuuden tueksi kehitetään relevantit mittarit, jotka mahdollistavat päätöksenteossa käytettävän ajantasaisen tunnuslukuseurannan. Tunnuslukuja voidaan hyödyntää tarkasteltaessa sekä oman hankintaorganisaation että toimittajien tuloksellisuutta ja näin parantaa tuloksellisuutta sekä toimitusten laatua.
  • Ottaa käyttöön sähköinen kilpailutusratkaisu.

Vastuullisuus tärkeässä roolissa hankinnoissa

Senaatti-kiinteistöt kantaa vastuun kestävän kehityksen osa-alueista ottamalla päätöksenteossa huomioon taloudelliset, sosiaaliset ja ympäristöön liittyvät näkökohdat. Kilpailutuksissa edellytetään, että tarjoajat ovat maksaneet veronsa ja sosiaaliturvamaksunsa ja noudattavat ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevia lakisääteisiä velvoitteita.

Toimittajamarkkinoita hyödynnetään etsittäessä innovaatioita ja parhaita toimintatapoja yhteiskunnallisten ja ympäristövaikutusten hallitsemiseksi. Työympäristö- ja tilaratkaisujen lähtökohtina ovat tilojen terveellisyys, turvallisuus, arvon säilyminen, kohteiden jatkuva käyttökelpoisuus ja käyttäjien tarpeet. Hankinnat toteutetaan Senaatin eettisten periaatteiden ja turvallisuuspolitiikan mukaisesti.

Tarkastukset laajenevat ympäristöasioihin

Talousrikollisuuden torjuntaan liittyvien tarkastusten yhteydessä tehtiin kertomusvuonna pilottityyppinen, suureen purkutyömaahan kohdistuva ympäristöasioiden tarkastus, jossa käytiin läpi jätehallintaa sekä etenkin siirtoasiakirjojen laatimis- sekä seurantaprosessia. Lisäksi tarkastettiin sopimusasiakirjoihin kirjattujen ympäristöön liittyvien velvoitteiden toteutumista.

Talousrikollisuuden torjuntaan liittyviä tarkastusten yhteydessä tehtiin kertomusvuonna pilottityyppinen, suureen purkutyömaahan kohdistuva ympäristöasioiden tarkastus.

 

Ympäristötarkastuksia jatketaan vuonna 2017 ja laajennetaan tarkastusnäkökulmaa siirtoasiakirjavelvoitteista työmaiden toimintoihin liittyviin, tilaajan vastuulla oleviin sekä toiminnan näkökulmasta merkittäviin ympäristönäkökohtiin.

Turvallisuus jalkautuu palveluntoimittajiin

Toimintakauden 2016 aikana laadittiin hankintoja varten käytettäväksi Senaatin tietojärjestelmien tietoturvavaatimukset. Näiden lisäksi mm. tietoturvaperiaatteissa on ohjeistettu varsinkin ICT-hankintojen toteuttamista ja tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteja.

Osana henkilöturvallisuusperiaatteita luotiin myös maanlaajuinen, yhtenäinen menettely henkilöiden hyväksyttämisen hallinnollisen työn hoitamiseen. Hyväksyttämisrekisterin määrittelytyö aloitettiin vuoden 2016 lopussa. Rekisterin avulla päästään henkilöiden hyväksyttämismenettelyssä soveltamaan turvallisuusselvitysten viiden vuoden määräaikaisuutta.

Toimintavuonna kilpailutettiin korkeamman turvaluokan hankkeisiin turva-auditoitavat konsultit yhdeksältä keskeiseltä suunnittelualalta. Konsulttien auditoinnit alkoivat vuonna 2016 ja saadaan valmiiksi vuoden 2017 aikana.

Toimintakauden aikana otettiin käyttöön ”Palveluntoimittajien sähköinen turvallisuus- ja tietoturvakoulutus”.

Senaatin hankintojen turvallisuussopimusmallin päivitystyö käynnistettiin vuonna 2016. Tavoitteena on ottaa huomioon valtion uudesta ICT-hankintojen turvallisuussopimusmallista, muuttuneesta turvallisuusselvityslainsäädännöstä, tehdyistä asiakasturvallisuussopimuksista ja asiakkaiden kanssa käydyistä neuvotteluista sekä käytännön tarpeista ja kokemuksista johtuvat kehitystarpeet. Päivityksen valmistelu jatkuu vuoden 2017 puolella.

Sopimustenhallintajärjestelmä otettiin käyttöön

Kertomusvuonna Senaatti-kiinteistöt otti käyttöön sopimustenhallintajärjestelmän ostosopimusten hallintaan. Lisäksi aloitettiin sähköisen kilpailutusratkaisun käyttöönoton suunnittelu, ja tavoiteltu käyttöönotto on vuoden 2017 aikana sovitussa laajuudessa.

Senaattilaiset osallistuivat myös valtion hankintatoimen kehittämisohjelmiin, joilla pyritään yhtenäistämään ja tehostamaan hankintatoimea sekä tuomaan läpinäkyvyyttä hankintoihin.

3 900

Senaatti-kiinteistöjen toimittajien määrä