Senaatin vuosi 2016 | Yhteiskuntavastuuraportti


Työympäristöjen ja työnteon tapojen uudistaminen

  • Toimitilastrategioiden toimeenpano eteni kertomusvuonna vauhdilla. Toimeenpano konkretisoituu työympäristömuutosten ja toimitilaprojektien muodossa.
  • Uusien työnteon tapojen käyttöönotto eteni valtiolla hyvin.
  • 12 000 valtion toimistotyöntekijää työskentelee monitilaympäristössä.
  • Tutkimusten mukaan monitilaympäristö tukee tietotyön suorituskykyä kaikilla ulottuvuuksilla.
  • Uudet työympäristöt toivat mittavat säästöt ja säästötavoitteet etenivät suunniteltua nopeammin.

Vuoden 2016 lopulla työympäristökehittämisen painopistettä siirrettiin toimistoista käyttösidonnaisten tilojen puolelle. Erityistilojen, kuten kasarmien, vankiloiden, laboratorioiden ja muiden tutkimustilojen työympäristöjen kehittämistä edistetään prosessianalytiikan ja vaikuttavuusarvioinnin keinoin.

Muutosjohtamisen tuki olennainen palvelu uusiin työympäristöihin siirryttäessä

Senaatti-liinteistöjen tarjoamia johdon työympäristöpalveluja hyödynnettiin laajasti asiakaskunnassa. Kertomusvuonna käynnissä oli toistasataa työympäristöpalveluihin liittyvää projektia. 

Useat asiakkaat, kuten Tilastokeskus, Luonnonvarakeskus, Suomen ympäristökeskus sekä useat maistraatit hyödynsivät myös Senaatti-kiinteistöjen työympäristökehittämisen ohella tarjoamia muutosjohtamisen ja tietotyön suorituskyvyn kehittämisen asiantuntijapalveluita työympäristöhankkeissaan. Muutosjohtamisen palveluiden sisällyttämisestä toimitilaratkaisuihin sovittiin myös valtionhallinnon keskitettyjen palveluyksiköiden kanssa, esim. Valtioneuvoston hallintoyksikkö.

Tutkimusten mukaan monitilaympäristöt tukevat tietotyön suorituskykyä kaikilla ulottuvuuksilla

Senaatti-kiinteistöt on kehittänyt tietotyön suorituskyvyn mittaamisen mallin, jolla tarkastellaan monipuolisesti tietotyön suorituskyvyn tilaa ja kehitystä asiantuntijaorganisaatiossa. Mallissa tietotyön suorituskykyä tarkastellaan organisaation euromääräisten panoskustannusten, työympäristöresurssien käytettävyyden ja työn tulosten näkökulmista. Mittauksen avulla saadaan kerrytettyä tärkeää tietoa uusien työnteon tapojen ja monitilaympäristöjen vaikutuksista.

Senaatti-kiinteistöt on kehittänyt tietotyön suorituskyvyn mittaamisen mallin, jolla tarkastellaan tietotyön suorituskyvyn tilaa ja kehitystä asiantuntijaorganisaatiossa.

 

Tietotyön suorituskyvyn mittaus laajennettiin koskemaan kaikkia merkittäviä ratkaisuprojekteja ja useita verkostoasiakkaita kaikkine toimipaikkoineen. Mittausten tuloksia (ennen – jälkeen) saatiin vuoden 2016 aikana jo useista organisaatiosta.

Mittaustulosten perusteella monitilaympäristöt ja uudet työnteon tavat tukevan tietotyön suorituskykyä sen kaikilla ulottuvuuksilla - niin kustannusten laskun, käytettävyyden parantumisen kuin työn tulosten aikaansaamisen muodossa.

Tietotyön suorituskyvyn mittaamista ja strategista työympäristöjohtamista kehitettiin Senaatin ja useiden muiden sekä yksityisen että julkisen sektorin toimijoiden kanssa Raklin fasilitoimassa klinikkasarjassa, jonka tulosraportti valmistui toukokuussa 2016.

Senaatti-kiinteistöt kysyi ensimmäistä kertaa myös asiakastyytyväisyystutkimuksessaan, miten monitilaan siirtyminen on vaikuttanut organisaation suorituskykyyn. Vastaajista yli 60 % oli sitä mieltä että monitila on vaikuttanut suorituskykyyn positiivisesti.

Organisaatiomme suorituskyky on..

Parantunut selkeästiParantunut jonkin verranEi vaikutustaHeikentynyt jonkin verranHeikentynyt selkeästiEn osaa sanoa
20161546122024

TYÖ 2.0 tuo uudet työnteon tavat keskiöön

Senaatti-kiinteistöjen, Valtiovarainministeriön, Valtiokonttorin ja Valtorin käynnistämä Työ 2.0 -hanke kokosi useita valtionhallinnon organisaatioita pohtimaan yhdessä tietotyön ja uusien työnteon tapojen teemoja sekä käynnistämään niihin liittyviä kehitysprojekteja kokeilukulttuurin nimissä. Kertomusvuonna järjestettiin kolme digitalisaatioon ja kokeiluihin liittyvää tapahtumaa teemalla ”Valtionhallinnon työtavat digiaikaan”.

Työ 2.0 -hankkeeseen liittyen järjestettiin kertomusvuonna ensimmäistä kertaa myös yhteisötyöviikko, joka saa jatkoa vuonna 2017.

Viikko tarjosi monenlaisia yhteisölliseen työntekoon kannustavia tapahtumia, joista yhtenä konkreettisena esimerkkinä oli Hoffice-tapahtuma, jossa toisilleen entuudestaan tuntemattomat virkamiehet kokoontuivat yhteen tekemään töitä kotioloissa. Tavoitteena oli kokeilla, miten aika ja paikka vaikuttavat työn tekemiseen ja miten yhteisöllisyys syntyy vieraassa paikassa vieraiden ihmisten kesken.

Case: Tehdään kotoisasti töitä yhdessä

Töitä kotona

Lokakuisena keskiviikkona Johanna Kiesiläinen-Riihelä ei sulkenutkaan kotinsa ovea lähteäkseen töihin, vaan avasi sen viidelle valtion virkamiehelle, ja toivotti heidät tervetulleiksi työskentelemään hofficeen.

Lue koko case >

Uudistetut tilaratkaisut tuovat mittavat säästöt

Senaatti-kiinteistöjen strategisena tavoitteena on saavuttaa 100 milj. euron säästöt kahdeksassa vuodessa valtion toimitilakustannuksiin. Säästötavoitteet ovat edenneet suunniteltua nopeammin. Suurin osa säästöistä toteutuu uudistamalla työympäristöjä. Kertomusvuonna sovittiin 25,1 milj. euron säästöistä asiakkaiden kanssa.

Tuloksellisimpia ratkaisuprojekteja olivat Tilastokeskuksen työympäristöprojekti Helsingissä, missä uudistetaan viraston työympäristö ja työnteon tavat. Vuosittaisissa toimitilakustannuksissa säästetään noin 3 milj. euroa. Toinen merkittävä projekti on Patentti- ja rekisterihallituksen sekä Valtiokonttorin ratkaisu, jossa yhteinen toimitalo Helsingin Hakaniemessä mahdollistaa työnteon tapojen uudistamisen lisäksi yhteensä noin 3 milj. euron vuosittaisten säästöjen saavuttamisen. Lisäksi säästöjä saavutettiin esimerkiksi ELY:n, TE-toimiston ja AVI:n yhteisissä tiloissa Kokkolassa sekä Kemin ELY- ja TE-toimistoissa.

Tilatehokkuus kehittynyt tavoitteiden suuntaan

Tilatehokkuus valtion toimitiloissa oli vuonna 2016 keskimäärin 23 m²/ htv. Tavoitteena valtion toimitilastrategian mukaan on 18 m²/htv peruskorjattavissa tiloissa ja uusissa tiloissa 15 m²/htv.

Senaatti-kiinteistöjen asiakkailleen toteuttamissa työympäristökehittämishankkeissa lähtökohtana ovat toimitilastrategian asettamat tavoitteet. Vuonna 2016 näihin tavoitteisiin päästiin hyvin.

Senaatti-kiinteistöt seuraa systemaattisesti vuosittain tilaratkaisujen kautta saavutettuja tuloksia mm. vuokrissa ja tilatehokkuudessa. Vuonna 2016 toimitiloissa, joissa asiakkaan työympäristöä oli kehitetty yhteisessä tilaratkaisuprojektissa, oli tilatehokkuus (m2/HTV) parantunut 37 %. Toimitilakustannukset henkilötyövuotta kohden (€/HTV) alenivat 25 % ja vuokrat kokonaisuudessaan 19 % vuodessa.

Taike

Tieteen ja taiteen yhteiseen Sivistyksen taloon syntyi ainutlaatuista yhteistyötä ja uudenlainen virastokampus, kun Opetushallitus, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus ja Taiteen edistämiskeskus muuttivat yhteen Hakaniemenranta 6:een. Uuden ratkaisun ansiosta

  • virastojen tilankäyttö pieneni 18 500 m²:stä 14 400 m²:iin
  • toimitilojen kustannuksissa säästöä yhteensä yli 700 000 euroa/v
  • toimistotilatehokkuuden keskiarvo ennen tilamuutoksia noin 25 m²/htv ja tilamuutosten jälkeen noin 20 m²/htv. Muutos keskiarvossa noin 19 %.