Senaatin vuosi 2016 | Yhteiskuntavastuuraportti

Riskienhallinta Senaatti-kiinteistöissä

Senaatti-kiinteistöjen riskienhallinnasta ja riskienhallintapolitiikasta päättää Senaatti-kiinteistöjen hallitus. Hallitus seuraa säännöllisesti riskien toteutumista suhteessa riskinottoa koskeviin periaatteisiin ja riskinsietokykyyn. Riskienhallintapolitiikan mukaisesti riskienhallinnan konkreettisesta organisoinnista vastaa toimitusjohtaja. Riskienhallinnan operatiivinen vastuu on talousyksiköllä.

Riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa organisaation toimintaedellytysten ja strategian toteutuminen. Kokonaisvaltainen riskienhallinta on mukana Senaatti-kiinteistöjen toiminnoissa kautta organisaation. Riskienhallinta on jatkuva prosessi, jonka avulla ennakoidaan, tunnistetaan ja torjutaan Senaatti-kiinteistöjen toimintaa, toimintaympäristöä ja mahdollisuuksien tuloksellista hyödyntämistä uhkaavia riskejä, seurataan järjestelmällisesti riskienhallintatoimenpiteiden toteutumista sekä kehitetään toimintaa. Riskienhallinta on osa johtamista ja se huomioidaan päätöksenteossa osana jokapäiväistä toimintaa ja toimintaperiaatteita.

Toiminnan lähtökohtana on matala riskitaso

Riskienhallintapolitiikan mukaisesti toiminnan lähtökohtana on matala riskitaso. Senaatti-kiinteistöjen riskinsietokyvyn ehdoton yläraja tulee viimeistään vastaan, jos riskit ja niiden kerrannaisvaikutukset voisivat vaarantaa eduskunnan ja valtiovarainministeriön vuosittain asettamien tavoitteiden saavuttamisen oleellisilta osin. Riskinsietokyvyn ylärajan ylittäviä muita asioita ja tapahtumia voivat olla esimerkiksi ihmishenkien vaarantuminen tai maineen menetys niin, että sidosryhmien luottamus Senaatin johtoon tai toimintaan järkkyy.

Loppuvuodesta raportoidaan Senaatti-kiinteistöjen hallitukselle organisaation toimintaan liittyvät tunnistetut riskit ja niiden hallintaa koskeva toimenpidesuunnitelma. Toteutetut toimenpiteet riskien hallitsemiseksi raportoidaan hallitukselle vuosittain maaliskuussa. 

Yhteiskuntavastuuraportin laatimishetkellä ei ole tiedossa olennaisia toteutuneita riskejä eikä poikkeamia riskienhallinnan toimenpidesuunnitelmasta.

Alla olevassa taulukossa on esitetty Senaatti-kiinteistöjen keskeiset tunnistetut riskit vuodelta 2016 ja toimenpiteet niiden hallitsemiseksi:

Keskeiset tunnistetut riskit vuonna 2016
1. Investointien priorisointiperiaatteiden noudattamisessa epäonnistutaan tai priorisointiperiaatteet osoittautuvat vääriksi
• Rakennushankkeiden priorisoinnin seuraamiseksi laadittiin vuoden 2015 kokemusten perusteella Investointisuunnitelma 2016–2020.
• Investointisuunnitelmaa päivitettiin kuukausittain kustannus- ja rahoitustarvetietojen sekä priorisointien osalta.
• Toimialat priorisoivat hankkeet ja ne käsiteltiin Senaatti-kiinteistöjen työvaliokunnan kokouksissa.
• LOPPUTULOS: Hankkeiden priorisointiperiaatteet olivat toimivat ja niiden noudattamisessa onnistuttiin.

2. Uuden vuokrajärjestelmän toimeenpano epäonnistuu
• Vuokrajärjestelmän muutosta on vuoden 2016 ajan ohjannut ja johtanut Vuokrajärjestelmän ohjausryhmä.
• Ohjausryhmässä käsiteltiin kaikki yleistä linjausta kaipaavat asiat sekä suuri joukko yksittäisiä vuokraustapauksia.
• Henkilöstön koulutusta järjestettiin monissa yhteyksissä ja vuokrasopimusten tekijöillä on ollut jatkuvasti tukihenkilöt käytettävissään.
• Asiakkaat ovat olleet tietoisia uudesta vuokrajärjestelmästä. Muutoksia on tapauskohtaisesti läpikäyty yhdessä asiakkaiden kanssa.
• Kaikki sopimuksiin liittyvät kysymykset on ratkaistu keskinäisillä neuvotteluilla.
• LOPPUTULOS: Uuden vuokrajärjestelmän riskit eivät toteutuneet, vaan muutos on ollut hallittua ja ennakoivat valmistelutyöt ovat onnistuneet.

3. Säästöjen myynnissä epäonnistutaan, eikä Senaatti pysty johtamaan tilaratkaisujen tekemistä ja tarvittavia uusia sopimusjärjestelyjä
• Ratkaisumyyntiä on vahvistettu yhteisen toimintamallin käyttöönotolla ja myyntihenkilöstön valmentamisella.
• Määrämuotoiset myyntikokoukset on sisällytetty osaksi käytännön toimintaa.
• Ratkaisuprojektien seurantaan on otettu käyttöön yhteinen tietokanta (CRM).
• Myyntitavoitteet on otettu osaksi Senaatti-kiinteistöjen tavoiteasetantaa ja vyörytetty yksiköille ja myyjille.
• LOPPUTULOS: Säästöjä on saavutettu ja asiakastyytyväisyys tilaratkaisujen osalta on ollut hyvällä tasolla.



4. ”Strategian ja valtion talousarvion vaatimiin nopeutettuihin realisointimyyntitavoitteisiin ei päästä” on arvioitu vuoden 2017 riskiksi, johon varaudutaan toimenpitein jo vuonna 2016
• Vuoden aikana allekirjoitettiin vuodelle 2017 toteutuvia kiinteistökauppoja noin noin 70 M€ arvosta. Näiden jo allekirjoitettujen kiinteistökauppojen lisäksi vuoden lopussa oli vuodelle 2017 valmistelussa kiinteistökauppoja noin 110 M€:n arvosta.
• Ennakoivan myynnin suunnittelun ja johtamisen lisäksi panostettiin merkittävästi kiinteistöjen realisointimyynnin tuloksenohjauksen ja hallittavuuden kehitystyöhön sekä markkinointiviestintään.
• Kiinteistöjen myyntiprojekteja käynnistettiin suunnitelmallisesti, sekä edistymistä seurattiin ja johdettiin järjestelmällisesti. Myynnin tukitoimintoihin panostettiin sekä prosessikehityksen että resurssien vahvistamisen keinoin.
• LOPPUTULOS: Senaatti-kiinteistöjen realisointimyyntitavoite vuodelle 2017 on 140 M€. Näkymät vuoden 2017 kiinteistöjen realisointimyyntitavoitteen saavuttamiseksi ovat hyvät.
5. Maineriskit
• Rakennuttamis- ja ylläpitokohteisiin on tehty yli 50 tilaajavastuulain noudattamista ja talousrikollisuuden torjuntaa koskevaa tarkastusta. Tarkastusten yhteydessä on löytynyt vain vähäistä huomautettavaa.
• Ennakoiva sisäolosuhteiden hallinta ja muut toimenpiteet, kuten erillisen SITI-työryhmän säännöllinen työskentely ja sisäilma-asiantuntijoiden käyttö, ovat es-täneet merkittävät sisäolosuhdeongelmat.
• Turvallisuusalan asiantuntijaresursseja on lisätty ja henkilöstölle on järjestetty koulutusta tieto- ja tilaturvallisuuteen liittyen. Myös asiakkaille suunnattua turvallisuuspalvelutarjontaa on kehitetty.
• Vastuullisuusasioita on pidetty esillä säännöllisesti useilla Senaatti-kiinteistöjen omilla koulutus- ja henkilöstöpäivillä. Sidonnaisuuksien ilmoittamiseen ja vieraanvaraisuuden vastaanottamiseen liittyvää ohjeistusta on päivitetty. Henkilöstön keskuudessa ei ole tullut esille epäeettistä toimintaa tai väärinkäytöksiä.
• LOPPUTULOS: Senaatti-kiinteistöjen omassa tai tämän yhteistyökumppaneiden toiminnassa ei ole ilmennyt seikkoja, jotka olisivat merkittävästi heikentäneet liikelaitoksen mainetta yhteiskuntavastuullisena julkisena toimijana.